Minnesanteckningar - Seminariet: Organisation och utveckling

Elisabeth Aldstedt, bibliotekschef på Helsingborgs stadsbibliotek, och Åke Samuelsson, enhetschef på Umeå stadsbibliotek, samtalade kring organisation och utveckling på regional nivå utifrån deras erfarenheter. Ett samtal som gav exempel på både likheter och skillnader i deras sätt att arbeta.

Skåne nordväst, där Helsingborg ingår, har med en avsiktsförklaring bestämt sig för att samverka på olika sett. För bibliotekets del har de bestämt sig för att utveckla biblioteksdatasystemet. Utgångspunkten är att de känner att de är i händerna på leverantören och de vill utveckla en starkare beställarkompetens med användarfokus. En projektledare är på plats och har inlett arbetet.

I Umeåregionen inleddes samarbetet mellan kommunerna i mitten av 90-talet, då de konstaterade att de hade mycket gemensamt. 2002 startade arbetet med en gemensam webbplats för biblioteken som togs i bruk 2007. De har nu ett väl inarbetat samarbete med en gemensam budget för it-kostnader som grund. Trots att det är stor skillnad mellan Umeå och de små kommunerna i samarbetet har de fler likheter än skillnader.

I Helsingborg finns inga politiska direktiv de behöver förhålla sig till. De ser till nyttan för Skåne med den rörlighet som finns över kommungränserna. De har börjat titta på vilka krav de ska ställa men vill ännu inte fastna i lösningar utan vill att lösningarna ska komma efter hand och när de mognat fram.

Umeå jobbar däremot efter politiska direktiv. Nu håller de på med en förstudie kring open source-baserat bibliotekssystem. Med samordningen får de högre kvalitet i arbetet.

En fråga som diskuterades är vad ska vara på lokal, regional och nationell nivå? Förutsättningarna har förändrats mot tidigare. Det gäller att hitta den lokala tochen men ibland behövs större volymer att arbeta med. Hur kommer man överrens om vad man ska vara överrens om? är en fråga att diskutera. I ett kommunöverskridande arbete är det viktigt att varje kommun har en röst och att organisationen är tydlig.

Vi var överrens om att ett regionalt samarbete blir starkare när det gäller att nå ut med marknadsföring. Alla vinner på det. Stora bibliotek har nytta av att samarbeta med små, även om röster på förhand kan höjas om det bara är de små biblioteken som vinner på det. Ett samarbete blir också ett kollegialt utbyte där många involveras och personalen lyfts.

Svårigheter i ett regionalt utvecklingsarbete kan vara att tänka bort det gamla. Det gäller att man måste bestämma sig, sätta ner foten. Ibland kan ny kompetens behöva tas in för att nå målen. Andra kompetenser ser verksamheten med andra ögon och det är ofta fruktbart.

Framgångsfaktorer är att ha en vilja och samsyn om vad man vill göra, att ha övergripande politiska mål och att stora kommuner är lyhörda för de mindre. Förankring på olika nivåer, ända ner på personalnivå är viktigt och att få plats på den kommunala agendan. Det gäller att hitta geografiskt naturliga samarbetspartners.